Ayuda

 

En el cuadrante se muestran los turnos asignados al equipo o bien porque se ha planificado a través del "Modo Edición", o a través del “Asistente de Operaciones” (Módulo independiente) o si has importado el cuadrante desde un fichero csv.

Identificas visualmente el estado de los cambios de turno, en azul, los cambios pendientes de autorizar (por sustituto y/o por supervisor) y en rojo, los cambios confirmados.

En naranja los turnos provenientes de las Bolsas.

En el cuadrante se recogen todas las desviaciones (Ver Funciones sobre el cuadrante y Funciones sobre los usuarios) sobre la planificación real.

En la parte inferior del formulario puedes comprobar la cobertura total y por localización, en este último caso cuando la visualización del cuadrante es "Con localización"

Entendemos la cobertura como el número mínimo de trabajadores necesarios (por turno y día).

Edición con teclado

aTurnos ofrece 3 maneras de crear el cuadrante, al insertar turnos: de forma manual, con patrones o mediante una calculadora de turnos. Desde esta acción “edición con teclado" se puede modificar manualmente, siguiendo estos pasos:

1. Desde "edición con teclado” se habilita todos los turnos para que sean susceptibles a cambios, pinchando sobre el botón “Habilitar todos”. Aparecerá en cada turno una lista con todos los tipo de turnos. Seleccionar el/los tipos de turnos que  se quieren añadir al trabajador por cada día. Usando las letras de los turnos en el teclado y el tabulador se podrán añadir los turnos de una manera más rápida.

 2. En el caso de añadir más de un turno por día a un usuario, pulsar sobre “haz clic si tienes que insertar varios turnos por persona”. Aparecerá un cuadrante similar caracterizado por la opción de seleccionar uno o varios tipos de turnos en un mismo día por persona (doblajes). Para insertar varios turnos mantener pulsado el CTRL e ir seleccionando los tipos de turnos que se añadirán a cada trabajador.

3. Validar la cobertura del equipo en tiempo real en la tabla de cobertura que se encuentra debajo del cuadrante.

4. Una vez terminada la asignación de turnos, hacer clic en “Aceptar modificaciones" para hacer efectivos los cambios. En este momento, los compañeros implicados reciben un mail avisándoles de las nuevas modificaciones

En este vídeo te mostramos los pasos que debes dar dentro de aTurnos para entregar el Registro diario de la jornada al Inspector de Trabajo.

Espero que sea de ayuda.

 

El cuadrante “Borrador” es una herramienta que te permite realizar todas las operaciones permitidas sobre el cuadrante o sobre los usuarios (Ver Ayudas en el Cuadrante) hasta encontrar la cobertura ideal y traspasarla posteriormente al cuadrante "real".

También es muy útil dentro del proceso de aprobación o denegación de vacaciones o de cualquier otra petición de turno que realizan los trabajadores dentro de la aplicación. (Ver Peticiones de turno).

Utiliza la opción "Importar" para "traerte" al borrador el cuadrante original, informa la fecha de inicio y fin y borra los turnos del borrador o no, de acuerdo a tus necesidades.

 

Realiza los cambios que estimes oportuno y posteriormente "Valide el borrador" con la opción que encuentras al final del formulario.

"Valida el borrador" seleccionando a los trabajadores a los que has modificado el Borrador, informa la fecha de inicio y fin que quieres "llevarte" al Cuadrante y borra o no (en el caso de utilizar patrones de semana y fin de semana es posible que no necesites borrar) los turnos existentes en el Cuadrante.

 

aTurnos permite que los usuarios soliciten vacaciones o cualquier otro tipo de permiso que se configure.

Para hacer la solicitud:

1.- Marca el signo (+) que se encuentra en la parte superior izquierda del formulario.

2.-Informa la fecha de inicio y fin de las vacaciones o permiso que solicite.

3.- Selecciona el tipo de turno deseado de entre los disponibles.

4.- Es obligatorio informar el campo "Observaciones".

.5.- Marca "Nueva petición de turno".

En ese momento la aplicación envía un correo al Supervisor o Supervisores para la aprobación o denegación del permiso solicitado.

Tanto si son aprobadas como si son rechazadas, recibirás la comunicación por correo electrónico desde la dirección soporte@aturnos.com. (Consulta la carpeta SPAM) a la cuenta de correo que comunicaste a tu supervisor en el alta.

Hasta ese momento (el de aprobación o denegación) puedes anular la solicitud. Utiliza el símbolo de la papelera marcando la solicitud a anular.

 

En este vídeo te mostramos cómo asociar los conceptos de nómina de tu software de RRHH con los conceptos de aTurnos (horas, turnos, absentismos, festivos, etc.) para que puedas exportar los datos a nómina. 

Espero que sea de ayuda.

 

La columna con los tipos de turno muestra las horas computadas/efectivas trabajadas en el periodo de cada tipo de turno.

Las normales, complementarias y extras recuperan las diferentes horas de cada tipo.

El absentismo muestra todos los tipos de absentismos en una misma columna (Justificado, Justificado no productivo y no justificado).

La Productividad suma las horas computadas menos los absentismos que no se consideran efectivos.

Las horas totales son las horas computadas menos los absentismos no justificados, (Incluye las horas complementarias y las extras).

Totales+e+c: Muestra el total de horas trabajadas descontando los absentismos no justificados.

Las horas anuales son las horas computadas en el año menos los absentismos no justificados del año. (Incluye las horas complementarias y las extras).

Si seleccionas un año entero es igual que la columna total.

Horas contrato es el número de horas que tiene informado el trabajador en Compañeros>Listado, puedes modificarlo entrando en CambiarDatos

El balance son las horas disponibles que tiene el trabajador dentro del contrato para este año, le resta a las horas de contrato las horas.

En el cuadrante original puedes ver la planificación sin los cambios de turno entre trabajadores que hayas realizado con la aplicación.

No se trata de una copia de seguridad de la primera planificación que hayas realizado. 

En el cuadrante original se recoge la planificación con las modificaciones y las desviaciones (horas y absentismos), excepto los cambios de turno entre compañeros.

De acuerdo con tu configuración: Puedes filtrar los datos por especialidades, localizaciones y experiencias además por tipos de turnos y exportarlo en PDF o Excel.

 

 

En este vídeo te mostramos como dar de alta un turno de trabajo. Puedes también leer las instrucciones escritas que encontrarás a continuación del vídeo.

Espero que sea de ayuda.

Desde este punto de menú, se dan de alta tanto los turnos como los absentismos.

1.- Marca el signo (+) que se encuentra en la parte superior izquierda del formulario.

2.- Informa un nombre. Para una correcta visualización en el cuadrante es preferible que el nombre del turno y la abreviatura sean iguales.

Puedes utilizar iniciales que identifiquen el turno y la categoría, por ejemplo Turno de Mañana de Coordinador (CM), Asistente de Mañana (AM), etc.

En todo caso, si gestionas distintos equipos te aconsejamos que los codifiques de la misma forma.

3.- Describe el turno. Esta descripción aparece en el cuadrante siempre que la visualización sea "Todos los detalles".

4.- Informa una abreviatura (igual que el nombre).

5.- Tipo. Las opciones son:

Normal: Selecciona esta opción para crear el turno que posteriormente asociaras a los patrones.

Absentismo justificado y productivo: Pueden tener esta consideración, por ejemplo, los absentismos motivados por IT o por Permisos Retribuidos.

Absentismo justificado y no productivo: Pueden tener esta consideración, por ejemplo, los absentismos motivados por Permisos No Retribuidos.

Absentismo no justificado: Pueden tener esta consideración los absentismos motivados por faltas de asistencia o puntualidad.

6.- Inicio: En el caso de turnos (Tipo Normal), informa la hora de inicio y las horas de duración del turno.

Ejemplo, si el turno es de 08:00 a 15:00, como hora de inicio tienes que informar las 08:00 y como horas de duración 07:00. Hora de inicio 08:00 más 7 horas de trabajo, conforman la hora de salida las 15:00.

En el caso de absentismos la aplicación bloquea tanto la hora de inicio como la duración.

Una vez creado, cuando tengas que informar un absentismo a los usuarios, recuperamos como horas de absentismo (diferenciando entre los distintos tipos: IT, Permisos, Faltas, etc.) las horas del turno que tenía asignado el usuario. (Ver la Ayuda "Funciones sobre el Cuadrante" el apartado de Absentismo que encuentras en Cuadrante>Cuadrante).

Entendemos los absentismos como ausencias del puesto de trabajo.

7.- Duración total: Número de horas desde el inicio.

8.- Duración Computada: Horas efectivas de trabajo, puedes descontar la hora del bocadillo.

9.- Seleccionable para el cambio entre compañeros. Al marcar el check permites que los trabajadores puedan cambiar el tipo de turno.

10.- Petición: Al marcar el check permites a los trabajadores que puedan realizar peticiones de turno.

Además de las vacaciones, puedes crear turnos que los usuario pueden solicitar, el ejemplo más común son los Permisos, Visitas médicas, etc.

CONSEJO: Crea al menos un Turno de tipo “Absentismo justificado” (productivo o no productivo de acuerdo a lo establecido legal o convencionalmente) otorgándole la característica de “Petición”.

Al hacerlo, permites al trabajador solicitar el Permiso (Matrimonio, Maternidad o Paternidad, etc.) y al aprobarlo el supervisor actualiza el Cuadrante, además de enviar un correo electrónico tanto si se aprueba como si se deniega.

Las jornadas partidas son dos turnos, el turno de mañana, por ejemplo de 09:00 a 14:00 (M1) y de 15:00 a 18:00 (T1).

En los patrones, se identifican porque van unidos con el signo [+] (M1+T1), en el cuadrante no se “suman” (M T), cada turno tiene su propia identidad.

Tanto si tienes un Control de Presencia como si careces de él, consúltanos por nuestras soluciones cloud, basada en IP, en Beacons, entre otras.

En este vídeo te mostramos como se dan de alta las especialidades en aTurnos.

Espero que sea de ayuda.

Las especialidades son habilidades o roles que el trabajador puede desempeñar y que pueden ir desde los conocimientos de idiomas para los Contact Center, de atención al cliente en el sector Hotelero o las especialidades médicas en Sanidad.

Para dar de alta especialidades:

1.- Marque el signo (+) que se encuentra en la parte superior izquierda del formulario.

2.- Nombre de la Especialidad.

3.- Marque "Nueva Especialidad/Rol".

Los trabajadores admiten múltiples especialidades

Las especialidades se valoran de 1 (carece de la habilidad) a 5 (máximo conocimiento).

 

 

 

En este vídeo te mostramos como dar de alta los datos personalizados.

Espero que sea de ayuda.

Los datos personalizados se utilizan para complementar la información que se tiene del trabajador.

Es obligatorio, si vas a exportar los datos de la aplicación a tu ERP de nómina, que crees al menos el Dato Personalizado: "Cod. Empleado" o una denominación similar.

Puedes crear tantos datos personalizados como desees, por ejemplo un segundo teléfono, direcciones, etc.

Los datos personalizados se asocian al trabajador o a alguna localización dada de alta.

Para dar de alta datos personalizados:

1.- Marca el signo (+) que se encuentra en la parte superior izquierda del formulario.

2.- Nombre del dato personalizado.

3.- Indica donde se asociará el dato personalizado: usuario o localización.

4.- Tipo de campo: Indica que tipo de campo es el creado, en el caso de las direcciones el campo es Texto, en el caso de "Cod. Empleado" es numérico (consulte con tu proveedor), y el campo tipo fecha en el caso de que quiera informar el cumpleaños del trabajador.

 

 

 

 

 

En este vídeo te mostramos cómo dar de alta localizaciones.

Espero que sea de ayuda

Las localizaciones se utilizan para agrupar a los trabajadores.

Pueden ser desde Servicios en un Hospital (Pediatría, Traumatología) a Departamentos en un Hotel (Recepción, Pisos) a Proyectos en un Contact Center, Tiendas en Retail o localizaciones físicas en el caso de Policía, Bomberos, etc.

Para dar de alta localizaciones:

1.- Marca el signo (+) que se encuentra en la parte superior izquierda del formulario.

2.- Nombre de la localización.

3.- Marca "Nueva Localización".

Permite localizar, a través de Beacons, a los trabajadores dentro de las instalaciones de la Empresa, comunicaciones entre clientes y trabajadores (los clientes generan tareas que deben realizar los trabajadores), y muchas más funcionalidades.

El primer paso para geolocalizar es editar la localización creada.

Si quieres cambiar el nombre de la localización, también debes editarla.

 

 

 

En ocasiones los trabajadores no pueden realizar determinados tipos de turno (no trabajar por la noche por ejemplo), o no pueden trabajar un número determinado de festivos o queremos saber, una vez planificado el cuadrante anual, si la planificación de alguno de los usuarios supera las horas informadas en los datos personales, (como en el caso de la planificación de los Delegados Sindicales. (Ver Compañeros>Listado>Cambiar datos).

Las restricciones cumplen esta función y "avisa" cuando estas restricciones no se cumplen.

Para dar de alta restricciones:

1.- Marca el signo (+) que se encuentra en la parte superior izquierda del formulario.

2.- Selecciona el tipo de restricción.

2.1. Si la restricción es de tipo de turno, selecciona el tipo de turno restringido y los usuarios afectados por la restricción. Admite una única restricción por trabajador y turno. 

En futuras versiones de aTurnos ampliaremos esta restricción.

2.2. Si la restricción es que el usuario no puede trabajar más de X festivos, informa el número de festivos y los usuarios afectados.

2.3. Si la restricción es que no pueda exceder de horas de contrato, selecciona a los trabajos.

Las horas de contrato que no se pueden exceder están informadas en los datos de los trabajadores.

Si es imprescindible para ti que tengamos en cuenta otras restricciones, ponte en contacto con soporte@aturnos.com.

 

 

 

 

En este vídeo te mostramos como crear un fichero csv e importar estos datos a aTurnos.

Espero que sea de ayuda.

Los archivos CSV (del inglés comma-separated values) son un tipo de documento en formato sencillo para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas (o punto y coma en donde la coma es el separador decimal: Argentina, Brasil...) y las filas por saltos de línea.

Podemos importar:

- Nombre y apellidos (campo imprescindible en el fichero).

- Correo electrónico válido (campo imprescindible en el fichero).

- Teléfono (campo imprescindible en el fichero). Si carece de teléfono informa el número 123456789

- Localización asignada al usuario. Se precisa que la localización esté creada.

- Especialidades: Se precisa que la especialidad esté creada. Valora en el fichero la especialidad con valores de 1 a 5. Se precisa una columna distinta por especialidad.

- Datos personalizados. Se precisa que los datos personalizados estén creados. Se precisa una columna distinta por dato personalizado.

- Horas de contrato.

- Vacaciones.

- El cuadrante. Se precisa que los turnos del cuadrante que vas a importar estén creados.

Selecciona el fichero csv a cargar, el fichero debe tener en la cabecera el nombre de los datos a importar.

Al enviar verás el formulario donde asocias el nombre de la cabecera del fichero con los campos de la aplicación.

La "Fecha desde la que se importa" variará en función del objetivo de la carga.

Si el objetivo es cargar sólo a los usuarios (sin cuadrante), la fecha de carga debe ser anterior a la fecha en la que iniciarás la planificación.

Es decir, si vas a comenzar a planificar el mes de Enero de 2016, la “Fecha desde la que se importa” será por ejemplo el 1 de Diciembre de 2015.

Si el objetivo es cargar el cuadrante (por ejemplo del año 2016), en primer lugar carga a los trabajadores tal y como se ha indicado en el párrafo anterior y una vez que estén los trabajadores dados de alta, carga de nuevo el fichero, en este caso asociando el primer día de la columna del fichero (01/01/2016) con el campo Columna inicio y el último día de la planificación que vas a cargar (31/12/2016) con el campo Columna fin.

 

IMPORTANTE: En el fichero csv las jornadas partidas incluye los dos (2) o más turnos que la componen y se adicionan con el signo [+]. Por ejemplo, M+T.

Marca el check "Mandar correo alta" si quieres que a los trabajadores se les envíe el correo de alta en el Equipo aTurnos.

En el caso de que quieras carga sin comunicar el alta a los trabajadores, siempre podrás hacerlo en un momento posterior.

En este vídeo te mostramos como crear festivos.

Espero que sea de ayuda.

 

El primer informe Absentismo Temporal recupera las horas de absentismo de los trabajadores diferenciando si se trata de absentismo efectivo y productivo, absentismo no productivo y absentismo no justificado, así como las horas trabajadas y el ratio de absentismo.

El segundo Informe Turnos con absentismo indica el turno o turnos donde se han producido los absentismos.

El tercer Informe Motivos de absentismo recupera los tipos de absentismo que se han producido en el periodo de referencia.

La definición de los absentismos se realiza en Administrar>Tipos de turno y se informan en el cuadrante (Ver Cuadrante).

Para modificar el tipo de los absentismos temporales accede a Registro>Listado de absentismo.

Desde este aquí también puedes borrar el absentismo o borrarlo en el propio cuadrante, en este caso, selecciona el signo [-] y borra el absentismo.

Para borrar un absentismo total, en el Cuadrante selecciona el turno con el absentismo total informado (lo diferencias porque el turno aparece con la causa de la baja entre paréntesis M(-IT)), selecciona la opción Absentismo y "Quitar Absentismo"

 

 

 

 

Te permite consultar tu planificación anual o la de tu equipo.

Selecciona el año y al trabajador y marca "Ir a Fecha". Puedes exportar la planificación anual a ficheros excel o pdf.
 

En el informe puedes ver de acuerdo a la configuración de nocturnidad que hayas realizado en Administrar>Ajustes>Valores por defecto y de la definición de festivos que realizas en Administrar>Ajustes>Configuración:

Las horas planificadas por turnos o por horas normales (computan dentro de la jornada anual) que no tengan la consideración de festivas o nocturnas.

Las horas nocturnas por turnos o por  horas normales (computan dentro de la jornada anual) que no tengan la consideración de festivas.

Las horas festivas por turnos o por horas normales (computan dentro de la jornada anual) que no tengan la consideración de nocturnas.

Las horas festivas nocturnas por turnos o por horas normales (computan dentro de la jornada anual) que tengan la consideración de festivas y nocturnas.

Las horas extras se informa en el cuadrante a través de la opción "Añadir horas" o a través de los Ajustes de jornada que provienen de los "Puntos de Gestión"

Las horas extras informadas como tales en el cuadrante.

Las horas extras nocturnas informadas como tales en el cuadrante.

Las horas extras festivas informadas como tales en el cuadrante.

Las horas extras festivas nocturnas informadas como tales en el cuadrante.

Los Puntos de Gestión es el sistema de control de presencia de aTurnos.


 

Los recursos son anotaciones que hacen los usuarios o supervisores (o ambos o únicamente uno de ellos) sobre los turnos o las horas planificadas.

Permite que los usuarios registren hojas de trabajo, pluses o gastos por turno y que posteriormente puedes validar y traspasar a nómina.

Espero que este vídeo sea de ayuda

 

La calculadora te permite crear patrones de acuerdo a las variables que se informan en el formulario. El patrón es una de las herramientas con las que cuenta aTurnos para la planificación de los trabajadores.

El objetivo de la calculadora es planificar atendiendo a la cobertura, entendida como el conjunto de recursos humanos para atender sus necesidades.

Como paso previo, debes crear los turnos que conformarán el patrón. Los turnos se dan de alta en Administrar>Tipos de turno.

Puedes consultar el histórico de los cambios realizados entre fechas.

Si estás interesado en cambios concretos, de unos trabajadores con otros consulta Registro>Debe/Haber Turnos.

En el formulario puedes ver:

1.- Usuario Identificado o Usuario que solicita el cambio.

2.- Día y tipo de turno del que se solicita el cambio.>

3.- Día y hora de la solicitud del cambio.

4.- Usuario Origen o Trabajador solicitante.

5.- Usuario Destino o Trabajador sustituto.

6.- Deshacer, implica la anulación de un cambio previamente aprobado y está sujeto a las siguientes condiciones:

6.1.-  No se deshacen cambios en pasado.

6.2.- En este caso, aTurnos envía correos electrónicos anulando el cambio.

Con independencia del envía de correos, te recomendamos que te pongas en contacto con los interesados.

Los Intercambios implican un registro doble.

En el Debe/Haber Turnos se muestran en detalle, trabajador a trabajadora las "deudas" de turnos entre compañeros.

Filtra entre fechas y selecciona el trabajador a consultar.

En el formulario:

1.- Usuario.

2.- Contabilidad, con dos resultados posibles:

2.1.- "Te debe x cambios". En el caso de que otro usuario te deba turnos. Las deudas únicamente se producen en el caso de cambios por "Libres" o por "Doblaje".

2.2.- "Le debes x cambios". En el caso de que sea el usuario consultado el que debe turnos. Las deudas únicamente se producen en el caso de cambios por "Libres" o por "Doblaje".

3. Historico. Muestra el detalle, día, turno y día y hora de la solicitud.

Los "Intercambios" no generan deudas.

 

En este formulario se recuperan, entre fechas, las horas informadas en el Cuadrante a los trabajadores a través de la opción "Añadir Horas"

Te permite modificar el tipo de hora informada: Normal (forma parte de las horas de contrato del trabajador), Extra o Complementaria.

El formulario contiene:

1.- El usuario al que se le han añadido horas.

2.- La fecha y hora de inicio en la que se han realizado las horas.

3.- El número de horas realizadas, con independencia del coeficiente que hayas informado. El número de horas con el coeficiente se recoge tanto en las estadísticas como en la exportación de datos a nómina.

4.- La descripción informada, en el caso de que se haya informado alguna.

5.- Localización asignada a las horas.

6.- Tipo. Recupera el tipo de las horas informadas en el Cuadrante a través de la opción "Añadir horas" y marcando con el ratón puedes modificar el tipo.

7.- Borrar. Utiliza esta opción borrar la hora extra informada.

Extrema la precaución, ninguna de las acciones aquí descritas generan avisos al borrar o modificar. 

En este formulario se recuperan, entre fechas, las horas informadas en concepto de "Absentimos" informadas en el Cuadrante a los trabajadores a través de la opción "Absentismo Temporal"

Te permite modificar el tipo de absentismo de acuerdo a los creados en Administrar>Tipos de turno.

El formulario contiene.

1.- El usuario al que se le han añadido horas.

2.- La fecha y hora de inicio del absentismo temporal.

3.- El número de horas del absentimo.

4.- La descripción informada, en el caso de que se haya informado alguna.

5.- Tipo. Recupera la abreviatura del tipo del "Absentismo temporal" informado en el Cuadrante a través de la  opción "Absentismo temporal" y marcando con el ratón puedes modificar el tipo.

6.- Borrar. Utiliza esta opción borrar el absentismo temporal

Si deseas borrar un "Absentismo total" (que ocupan todo un turno) lo debes hacer a través del Cuadrante.

Extrema la precaución, ninguna de las acciones aquí descritas generan avisos al borrar o modificar. 

 

 

Bienvenido,

aTurnos es una aplicación web y móvil por la que tu equipo tendrá siempre a su disposición el cuadrante actualizado.

En el Menú Cuadrante encuentras todas las funcionalidades para planificar así como para el registro de las desviaciones sobre la planificación realizada.

Desde ese menú, identificas los cambios de turno entre compañeros, registras las horas o informas los absentismos, también puedes asociar tareas o recursos.

Tareas y Recursos son Módulos Independientes.

Las desviaciones sobre el horario pueden automatizarse utilizando el Control de Presencia, con relojes, basado en IP’s o través de Beacons.

Planificamos con patrones que te ayudamos a confeccionar con la calculadora, si lo que necesitas es cubrir turnos “estáticos”. 

Si, tu planificación está sujeta a curvas (llamadas, tickets, servicios o camas) te ayudamos a encontrar las combinaciones más efectivas para cubrir tu demanda, a través del Asistente de Operaciones (Módulo independiente).

En el Menú Registro, encuentras las herramientas de control de cambios, el histórico y el apartado Debe/Haber para conocer las “deudas” de turnos entre compañeros. También puedes borrar o modificar las horas o los absentismos temporales informados.

En Compañeros informas localizaciones y roles con los que agruparas a los trabajadores que te facilitarán planificar posteriormente.

En el Menú Estadísticas dispones de informes por turnos, por horas y los absentismos que recogen las desviaciones de la planificación.

Y en Administrar, encuentras las herramientas de gestión de cambios, de visualización entre los componentes del equipo y creas también las especialidades, las localizaciones y los datos personalizados (obligatorios si vas a exportar los datos para nómina).

Importa ficheros csv para modificar grandes datos de los componentes de tu equipo, si quieres otorgar nuevas características.

Contamos con un API con el que nos integramos de forma dinámica con tu ERP o sistemas de RRHH.

 

Contacta con nosotros si necesitas ayuda.

Un saludo

aTurnos.com

Marca la opción "Dar de alta nuevo compañero" tantas veces como usuarios quieras dar de alta.

Para dar de alta debes disponer:

1.- El "Nombre" con el que se va a identificar al usuario dentro del equipo.

2.- El "Teléfono" para comunicaciones. Al tratarse de un campo clave debe informarse en todo caso, si no dispones de teléfono informa 123456789.

3.- El "Mail". Precisamos un correo válido por usuario.

4.- La "Fecha de inicio" del usuario. La fecha determina el momento a partir del cual vas a planificar al usuario. Si esta fecha no tiene relevancia, informa el 1 de enero del año en curso de forma que puedas utilizar aTurnos desde el primer momento. 

Puedes cargar tu cuadrante anterior. Visita nuestro canal en Youtube.com

Al "Enviar", el sistema genera un correo electrónico, en el que además de darle la Bienvenida al equipo aTurnos le asigna la contraseña de acceso al equipo.

Una vez dado de alta, accede a través de "Compañeros>Listado>Cambiar datos" e informa  las horas de contrato, las vacaciones y valora las especialidades sin olvidar los datos personalizados como el Cod.Empleado.

Altas y bajas múltiples. Si tienes mucha rotación ponte en contacto con nosotros (soporte@aturnos.com) para automatizar los procesos de alta a través de un web service con tu sistema de gestión de recursos humanos.

Si no dispones del nombre o del mail, utiliza la opción "Dar de alta nuevo compañero sin datos", valora las especialidades demandadas, si procede, y ya puedes planificar su Cuadrante.

En cualquier momento posterior, modifica el nombre, el correo y reactiva al usuario en "Compañeros>Listado>Cambiar datos".

Comprueba en Administrar>Ajustes>Módulos el número de altas disponibles para PREMIUM.

En nuestro canal de Youtube tienes información para realizar cargas masivas de trabajadores.

Desde este formulario el usuario activado puede modificar:

1.- El nombre con el que lo visualizarán los compañeros.

2.- El mail al que se enviarán la solicitud de autorización de cambios o la denegación de los mismos, así como de las peticiones y las comunicaciones que hace el administrador a través del "Tablón de Anuncios".

Si modificas el correo, comunícalo a tus Supervisores o al Departamento de Recursos Humanos, en ocasiones en el correo dado de alta también se reciben los recibos de nómina o se lleva a cabo la gestión documental asociada.

3.- El teléfono.

4.- Poner o quitar una fotografía con la que tus compañeros te veran en el Cuadrante.

5.- No olvides "Actualizar" en el caso de que hayas modificado alguno de los datos anteriores.

6.- Cambiar el password de acceso al sistema. Al "Hacer clic para cambiar la contraseña" el sistema pregunta por la contraseña actual (en el caso de ser el primer acceso se trata de la asignada en el correo de Bienvenida) y por la nueva contraseña.

7.- También puedes darte de baja en el equipo aTurnos.

8.- Puedes no permitir el envío de notificaciones.

Procede con precaución, en este caso no podrás acceder al sistema. Ponte en contacto con el administrador del sistema.

En el caso de "Olvido la contraseña", utilice esta opción que está en la pantalla de Login o acceso al sistema.

En este caso, el sistema envía un correo con la nueva contraseña al correo que se facilitó para el alta.

Consulta la carpeta de SPAM (o correo no deseado).

Desde este formulario puedes modificar:

1.- El nombre del Equipo.

2.- La descripción del Equipo.

3.- El Código Postal.

4.- El Identificador Propio. Lo utilizamos para interfaces a través de web service, tanto para las altas y bajas de usuarios en el sistema como para el interface con nóminas.

5.- El sector de actividad que se seleccionó durante el proceso de alta del equipo en aTurnos, que lleva aparejada la carga de especialidades y localizaciones específicas del sector.

6.- La zona horaria de tu equipo.

7.- La gama de colores disponibles.

8.- Incluir y eliminar el Logo.

No olvides "Actualizar" si has modificado algún dato

 

Puedes compartir los turnos del mes que quieras, a un amigo mediante un mail. Para ello complete el formulario desde Compañeros>Social con los siguientes datos:

1.- Mail del destinatario: indique el correo electrónico (ejemplo@aturnos.com) de la persona a quien le quieres enviar los turnos que tienes asignados .

2.- Mes a compartir: seleccione el mes y año que corresponde con los turnos a compartir.

3.- Cuerpo de mensajes (opcional): puedes acompañar la secuencia de turnos que vas a compartir , con un mensaje de texto adicional.

Posteriormente haciendo clic en enviar, tu amigo recibirá un correo electrónico de los turnos que tienes asignado.

Aviso: por privacidad de datos del resto de compañeros, se enviarán los turnos del usuario que está dentro del sistema , registrado con su usuario y contraseña. En ningún caso, se comparte el cuadrante de turno del equipo al completo, ni de ningún otro compañero.


 

El formulario muestra el estado en el proceso de autorización del cambio de turno solicitado, de acuerdo con la configuración establecida en el Equipo.

En primer lugar ves las solicitudes de cambio que requieren una acción tuya, es decir, debes confirmar o denegar el cambio solicitado por tu compañero.

En segundo lugar ves las solicitudes de cambio que has solicitado y que están a la espera de la acción del compañero sustituto o del supervisor.

Siempre que sean administrador y compañero los que confirmen el cambio, es imprescindible que el compañero confirme la solicitud y al confirmar, la aplicación, envía un correo electrónico al administrador para que apruebe o deniegue el cambio.

El formulario recoge:

1.- El usuario que solicita el cambio.

2.- Día y turno objeto del cambio.

3.- Día y hora de la realización del cambio.

4.- Usuario origen, trabajador solicitante.

5.- Usuario destino, trabajados sustituto.

6.- Confirma o denegar 

Consulte a su supervisor 

Los cambios pendientes de autorizar por supervisor y/o por trabajador sustituto quedan marcados en azul.

Los cambios autorizados están marcados en rojo.

En Registro>Confirma cambios puedes consultar el estado en el proceso de autorización del cambio solicitado por ti o por uno de tus compañeros, si estás implicado.

En el caso de que seas supervisor, hasta que el sustituto no autorice el cambio no podrás autorizarlo tú.

Un cambio no confirmado implica la imposibilidad de informar horas, absentismos, etc. 

Respeta los tiempos y autoriza el cambio en cuanto te sea posible.

 

Para borrar los turnos de un usuario:

1.- Selecciona al usuario.

2.- Selecciona la fecha de inicio a partir de la cual se borrarán los turnos del trabajador seleccionado.

3.- Selecciona la fecha de fin hasta la que se borrarán los turnos del trabajador seleccionado.

El proceso implica también el borrado de los recursos y tareas asociadas al turno.  

Acepta el cuadro de diálogo para borrar el cuadrante.

Extrema la precaución, no puedes recuperar la planificación borradas ni recursos ni tareas asociadas.


 

Desde este formulario puedes:

1.- "Intercambiar" los turnos entre usuarios.

2.- "Copiar Turnos" entre usuarios que puedes utilizar para sustituciones por bajas médicas.

3.- "Mover turnos" entre usuarios, cuando traspasas la planificación de uno a otro borrando los turnos del primero.

También puedes copiar, pegar o borrar desde el menú Cuadrante (consulta las Ayudas).

 

Desde aquí ordenas a los trabajadores a efectos de visualización en el cuadrante, estadísticas, etc.

Para cambiar el orden, puedes:

1.- Asignar un número de orden por trabajador. 

Puedes asignar el mismo número a un grupo que quieras ver en primer orden, por ejemplo.

2.- Arrastrando el nombre del trabajador.

Con el botón izquierdo del ratón pulsado selecciona a un usuario y colocalo en el nuevo orden.

Si también ordenas por localizaciones es posible que por congruencia de datos debas utilizar otras ordenaciones no consecutivas.


 

La asignación de tareas es la herramienta principal de trabajo del personal del equipo. Informa del estado de las tareas realizadas y pendientes. Además ofrece las opciones para solicitar nuevas tareas y gestionar las colas de citas.

El proceso de asignación de tareas está dividida en tres áreas funcionales:

1.- Petición de siguiente tarea

2.- Estado de las colas

3.- Listado de citas pendientes

El formulario informa el estado de cada una de las colas y las tareas generadas en el sistema por cada trabajador. Identifica los espacios ocupados por el estado de las tareas con un simple vistazo. Estos espacios corresponde a los espacios de tiempos (slots), que fraccionan los turnos de los trabajadores.

El formulario de cada cola muestra, por cada trabajador, la actividad de tareas gestionadas durante el día completo. El gráfico se encuentra fraccionado en múltiplos de 5 según el tamaño mínimo de las citas de cada cola. Por lo tanto, si una cita de una cola ocupa 15 minutos puede ocupar 3 slots de tiempo. En cada slot se puede asignar una única tarea desde solicitud de cita.

Las tareas en el gráfico se resaltan por colores para una mejor identificación del estado de las colas y tareas. El significado de los colores es el  siguiente:

1.- Rojo: Existe una tarea asignada, que no se encuentra retrasada.

2.- Azul: Indica que la tarea en proceso, el trabajador comienza la tarea tras la orden de envío desde “empezar”. El proceso acabará cuando el trabajador marque  “Parar”, esta acción nos indica que la tarea esta terminada pasando al color gris.

3.- Gris: La tarea se encuentra terminada. La tarea puede estar cancelada, pero se definiría como terminada a la espera de que pueda ser recuperada.

4.- Amarillo: La tarea está en retraso. El sistema indica que en la cola existe una tarea que no ha comenzado en el momento que tenía el slot de tiempo reservado. Para las citas online, la fecha es el slot reservado y para las peticiones en tienda se identifica el tiempo cuando solicitó en el kiosco.

5.- Verde: El trabajador se encuentra en servicio y disponible para asignarle tarea dentro de la cola, no existen tareas asignadas en ese puesto/trabajador. Si un trabajador está en varias colas a la vez, en caso de tener el slot verde no tiene asignada tarea en ninguna de sus colas. En caso de solicitar cita un cliente, el sistema es capaz de generar cita y atribuirle una tarea automáticamente dentro de estos slots libres.

6.- Blanco: El trabajador no se encuentra en servicio aunque ha tenido algún turno o planificación durante la jornada. No es posible asignarle tarea en estos slots. Los trabajadores que no tienen nada planificado para esa fecha no aparecen en el gráfico, y por lo tanto, no aparecen ni son asignables.

 

 

 

El trabajador puede generar citas cliqueando sobre un slot (verde) del gráfico del estado de la cola. Dependiendo del slot que seleccione definirá el tiempo asignado. Esta asignación solo se puede hacer en el momento actual o en el futuro. Al optar por esta opción, se muestra un formulario de datos a cumplimentar:

1.- Descripción: la descripción que el trabajador  añade para ayudar y describir  la cita/tarea. No es obligatorio de cumplimentar.

2.- Cliente: se identifica al cliente mediante su código de cliente. No es obligatorio de cumplimentar.

3.- Experiencia: en este campo se identifica la cola a la que es derivada la tarea. Por defecto aparece la cola que ha sido cliqueada por el trabajador.

4.- Empleado: identifica el nombre del trabajador sobre el que se ha cliqueado, para validar que la cita es asignada al trabajador deseado.

5.- Fecha: define la fecha y hora donde se ha cliqueado en el gráfico de planificación de citas. Informa la hora y día donde se cuando se ha asignado la nueva tarea.

6.- Casilla Online: Identifica el tipo de la tarea que se va ha crear. Si el campo es marcado la tarea se considerará como cita online y se gestionará como tal. Las citas online no son llamadas hasta su hora de asignación.

 

 

 

El listado de tareas pendientes aparece en la parte inferior de la pantalla. Ordenadas atendiendo a la configuración de cada una de las colas.  Ofrece información y acciones posibles de aplicar. En este formulario se identifica los siguientes datos de la tarea:

1.- ID de la tarea/cita: el número de la tarea que aparece en el papel impreso de la cita o en el correo electrónico/SMS que tiene el cliente.  Coincide con en de la pantalla de llamada de la cola, donde se encuentra el trabajador (puesto) para atender al cliente. 

Un ejemplo de un ID de una cita en cola de devolución podría ser D-78. Las que terminan en “ON” son de petición online. Se considera cita online , toda aquella que es solicita en la opción “Solicitar cita para otro día” en el apartado solicitud de cita de la web y/o kiosco en tienda. Por ejemplo, el ID de una petición online para una devolución sería D-78-ON.

2.- Cola: nombre de la cola que ha seleccionado el cliente para ser atendido con su cita. Como puede ser Reparación, Financiación, Devolución,…

3.- Descripción : la descripción que el cliente añadió en la tarea para ayudar al trabajador a identificar el asunto de la cita.

4.- Cliente: identifica el nombre del cliente, previamente dado de alta en el sistema, atendiendo a las condiciones que estime la empresa.

5.- Hora de inicio: La hora estimada para el inicio de atención del cliente citado.

6.-Empleado: Identifica el nombre del trabajador que ejecuta la acción relacionada con la tarea.

7.-Slot reservado: El tiempo designado para atender cada tarea en una determinada cola dependiendo del estado de la cola, es el tiempo estimado por el sistema para la atención de las citas.

8.- Hora real: Indica la hora real del momento que empieza la tarea por el trabajador en caso de estar en proceso.

9.- Acción: El trabajador dispone de los botones de acciones para actuar sobre las citas.

10.- Botón Play o Empezar: envía la orden al sistema del comienzo en que es atendida la tarea por el trabajador, al marcarlo y disponer de la experiencia definida en la cola de la tarea asumida.

11.- Botón Stop o Parar: al marcarlo, envía la orden al sistema para detener la atención de la tarea por el trabajador e indicar el fin de la misma. Pasa el estado de la tarea de “tarea en proceso” a “tarea terminada”.

12.- Botón X o Cancelar: envía la orden al sistema de eliminar la tarea de la lista de citas que están en un estado de retraso, pendiente o en proceso. La tarea eliminada pasa a la lista de Citas Canceladas.

 

 

Una tarea  es cancelada en el momento en el que el trabajador la elimina de la lista de tareas pendientes al marcar el botón de acción identificado por "X". También, la tarea, puede ser cancelada  cuando se avanza a la siguiente tarea sin haber iniciado la misma. Este último caso, puede ocurrir cuando el cliente, que ha generado una cita, ha sido llamado desde el puesto de la cola y no asiste.

Las tareas canceladas mantienen el orden cronológico en el listado, desde las más recientes a las más antiguas canceladas, durante el día.

El trabajador puede recuperar una tarea para volver a ser llamada.

En el formulario de las tareas canceladas se identifica:

1.- ID de la tarea cancelada: número de la cita que aparece en el papel impreso de la tarea o en el correo electrónico/SMS que tiene el cliente.

2.- Cola: nombre de la cola de la que pertenece la cita cancelada.

3.- Descripción: nos describe si la tarea ha sido por petición en tienda u online.

4.- Hora de inicio: hora estimada para el inicio fallido de atención del cliente citado.

5.- Acción: desde el botón “Recuperar”, la tarea cancelada se puede recuperar y volver a la lista de citas asignadas para poder ser atendida por un  trabajador.

 

El trabajador puede recuperar una tarea para volver a ser llamada. Desde la acción “Recuperar” la tarea cancelada se puede recuperar, volviendo a la lista de citas asignadas para poder ser atendida por un  trabajador.

Existe un tiempo en el cual se puede recuperar la tarea cancelada, una vez pasado este tiempo de recuperación la acción “Recuperar” no estará disponible para ser usado. Este tiempo es definido por el administrador desde configuración cola, en el concepto editable “Minutos recuperación de tarea cancelada”.

 

 

El listado muestra las tareas que han sido gestionadas durante un periodo de tiempo. En este listado no están disponibles las tareas en estado pendiente o en proceso de atención.

Se puede filtrar por cola o por trabajador/puesto, simplificando la información estadística sobre cada una de las colas o empleados, como:

1.- Tareas totales: las tareas que se han gestionado en ese periodo y cola, a su vez serán identificadas cuantas han sido canceladas o terminadas.

2.- Tiempo de espera medio: el tiempo medio que espera un cliente, atendiendo a la media de todas las atenciones que se han realizados en cola.

3.- Tiempo de espera máximo: nos indica el tiempo del mayor tiempo de espera de un cliente en el periodo y cola seleccionados.

4.- Tiempo de atención medio: el tiempo medio de atención que recibe cada cliente de los trabajadores para resolver la tarea según el periodo y colas seleccionados.

5.- Tiempo de atención  máximo: el tiempo máximo de atención que ha recibido un cliente según el periodo y colas seleccionados.

En el listado de tareas se informa:

1.- ID:  el identificador de la tarea que tiene el cliente.

2.- Cola: nombre de la Cola a la que pertenece la tarea.

3.- Cliente: nombre del Cliente que ha sido atendido.

4.- Compañero: nombre del Trabajador que ha atendido la tarea.

5.- Fecha de petición: es el momento cuando el cliente hizo la reserva. Es decir, cuando el cliente coge la tarea en el kiosco.

6.- Slot Reservado: es el espacio de tiempo que se reservo para esa cita.

7.- Hora Real: la hora real a la que fue atendido el cliente.

8.- Real Fin: la hora a la que finalizó la tarea de cuando empieza y finaliza la tarea.

9.- Duración: el tiempo que ha durado la ejecución de la tarea (La diferencia entre la hora inicio y hora fin).

10.- Tiempo de espera: tiempo de espera del cliente en la cola desde que ha solicitado la cita/tarea hasta que ha sido atendido.

 

 

Los pasos para crear una cola son los siguientes:

1.- Dar de alta una especialidad con el nombre de la cola. Desde el menú izquierdo administrar/ especialidades. (Consultar la ayuda "especialidades: definición y uso")
 
2.- Volver al menú de tareas/configurar colas.

3.- Crear la nueva cola haciendo clic en el signo (+), que aparece en la parte superior izquierda de la web.

4.- Seleccionar la especialidad, previamente creada, para convertirla en la nueva cola.

5.- Al marcar  "aceptar"  la cola estará creada y disponible para usarla.

 

En el formulario de las colas se muestra la descripción o nombre de la cola, así como sus principales características. Estas características  se modifican desde la acción “editar”, y son las siguientes:

1.- Privada: en caso positivo las tareas en la cola solo pueden ser asignadas en tienda por los trabajadores desde el backoffice. Es decir, no es accesible para terceros (clientes desde la Web, el APP o los kioscos).

2.- Las tareas online tienen preferencia sobre las pedidas en tienda si se retrasan: en caso de existir tareas retrasadas online y pedidas en tienda, tiene prioridad las online antes las pedidas en tienda para beneficiar al cliente online que ayuda en la gestión de los tiempos.

3.- Las peticiones en tienda no tienen límite: en el caso de estar llena la cola de tareas si se selecciona la opción de no permitir generar más tareas el cliente no tendrá posibilidad de solicitar una tarea. Si el cliente tiene puede pedir cita en tienda, las tareas se asignarán al final de la cola y podrá recibir su ticket. Esta opción es solo para las tareas en el kiosco dentro de la tienda.

4.- Abreviatura: la abreviatura de la cola que se muestra antes del número en el ticket. En el ticket aparecerá abreviatura y el número. Ejemplo, con la abreviatura D-, el ticket será D-234. El máximo de caractéres disponibles para la abreviatura son 3.

5.- Número máximo de Ticket: indica la numeración máxima muestran los tickets para generar los identificadores. En caso de llegar a este máximo el sistema reinicia la numeración con el número de cita 0. Por ejemplo, si se indica como valor máximo 200, en vez de mostrar el identificador 201 el sistema genera el 0.

6.- Minutos/Tarea: indica el tiempo que se reserva a cada tarea en la cola para realizar las planificaciones e identificar los slots libres.

7.- Minutos Espera: Indica el tiempo máximo de espera que ofrece el sistema para llamar la siguiente tarea. Es decir, si el trabajador no selecciona ninguna nueva tarea, el sistema en el tiempo definido saltará automáticamente y llamará al siguiente cliente.

8.- Minutos recuperación de tarea cancelada: Indica el tiempo durante el cual se puede recuperar una tarea. En el momento de ser superado este tiempo, la tarea no podrá ser recuperada por el trabajador. Se desactivará automáticamente la acción “Recuperar” la tarea que se encuentra en lista de tareas canceladas. El cliente tendrá que volver a pedir cita/tarea.

9.- Refresco(s): indica el tiempo en segundos que marca la velocidad de refresco de los Timelines. Se recomienda cada 5 segundos, considerando que es un tiempo suficiente para que el trabajador se prepare para recibir al cliente.

10.- Activar automáticamente “el cliente en tienda”: cuando esta opción está activada el cliente tiene que avisar su presencia para poder ser llamada la tarea que le corresponde. Dentro de la lista de tareas en la botonera de acciones de la asignación de tareas aparece un botón de acción (una sombra de persona) en el listado de tareas. El trabajador pulsará sobre esta acción cuando el cliente avise que está en tienda. De esta manera, la tarea del cliente estará activada y disponible para ser llamada según el orden establecido. En caso de no estar activada esta opción en la cola, la tarea del cliente será llamada directamente sin previo aviso de presencia del cliente.

11.- Cantidad de tareas pendientes para visualizar en el Timeline: indica el número de tareas visibles en los timelines para los clientes. Las tareas que aparecen obedecen al orden de configuración de petición de tarea por el que serán llamados. Por ejemplo, si existen 5 tareas pendientes y el valor que se ha marcado es 3, solo aparecerán las 3 siguiente tareas. Según el tamaño de los monitores no se recomiendan más dos tareas/citas.

12.- Asunto del correo de confirmación de tarea: Indica el asunto del correo que recibirán los clientes con la confirmación de la tarea que han solicitado.

13.- Cuerpo del correo de confirmación de tarea: indica el cuerpo del correo determinado que llegará al cliente en el correo de confirmación de la tarea solicitada.

 

 

Los clientes puede darse de alta en el sistema, de forma directa mediante los sistemas de terceros como el APP o la Web, o de manera indirecta, por el trabajador.

Para poder dar de alta un cliente desde el backoffice del trabajador:

1.- Hacer clic en el signo (+), que aparece en la parte superior izquierda de la pantalla.

2.-Completar los datos del formulario, para proceder al alta automática del cliente. En el formulario existen campos obligatorios a cumplimetar para dar de alta al cliente, los campos obligatorios son el nombre y mail del cliente. El campo único por el que se identifican los clientes es el correo electrónico, no se pueden inserta dos clientes con el mismo correo electrónico.

Es recomendado completar todos los campos del formulario, para ayudar en las búsquedas cuando se den de alta las citas. Son los siguientes:

 1.- Nombre: indica el nombre del cliente.

2.- Apellidos: indica los apellidos del cliente.

3.- Mail:  indica el correo de contacto del cliente.

4.- Teléfono: indica el teléfono de contacto del cliente. Para el envío de mensajes solo se permiten teléfonos de España.

5.- Permitir contacto: indica si el cliente quiere que la empresa contacte con el mismo. En caso de no estar marcado, no recibirá los correos ni las notificaciones, ni SMS cuando reserve nuevas tareas.

6.- Token: Identifica el Token del App del cliente para poder recibirá notificaciones Push cuando se generen notificaciones de las tareas. Al ser una App de terceros las que utiliza este cliente, este campo no es utilizado.

 

El Timeline es la pantalla donde los clientes visualizan las citas/tareas que son llamadas y las siguientes en tiempo real.

Este módulo dentro de aTurnos contiene los diferentes timelines y configuración de los filtros de los timelines, que tiene cada una de la pantallas visualizadas por los clientes dentro de la tienda. Quienes se encuentran esperando de ser llamado en un puesto de atención por un trabajador.

La pantalla está diseñada para monitores HD de 48”.

Los monitores que existen en cada puesto se refrescarán automáticamente, atendiendo a la velocidad de refresco previamente fijada (ver ayuda "configuración colas"). Ofrecen al cliente las siguientes informaciones:
 
1.- Cola: aparece el nombre de la cola (como puede ser devolución o financiación). Puede aparecer en el mismo monitor las distintas colas o una única cola, utilizando los filtros destinado a ello, que se encuentra en la parte superior de la imagen.

2.- El ID de la cita : abreviatura de la cola y número que coincide con el ticket del cliente. Aparece debajo la cola a la que pertenece.

3.- Estado de la cita: informa al cliente el estado o acción de las tareas que aparecen en el monitor, como puede ser “Acuda al Puesto” o “Próxima llamada”.
           3.1.- El estado “Acuda al puesto”, se activa cuando el trabajador comienza la tarea desde la planificación de citas, el sistema recibe esa orden de empezar y envía la información de manera automatizada al Timeline. En este momento se emite un sonido y en la pantalla del monitor aparece unos segundos el ID de la cita, para una visualización optima del cliente en tienda y se dirija al puesto donde se encuentra el monitor con su número de cita.

El identificador permanece en la pantalla hasta que la cita empieza a ser atendida o se avanza a la siguiente cita, con lo que se actualizará el ID de tarea mostrado en la pantalla.

En el caso de no existir citas/tareas en cola, y además la próxima cita de online es a más de 5 minutos, la pantalla mostrará el nombre de la/as cola/as en la que están configurada el monitor.

Cuando se configura el Timeline, se recomienda que aparezcan dos citas por cola en pantalla por el tamaño de las pantallas de 48”.

  

Desde la opción "Consultar datos de antiguos compañeros" podrás recuperar a un trabajador en el cuadrante, que haya sido dado de baja previamente.

Al cliclar esta opción, el sistema ofrece un listado de todos los compañeros que han trabajado en este equipo.

Para recuperarlo, solo tienes que invitarlo desde "invitar" y editar la fecha de su nueva alta, apartir de la cual aparecerá en el cuadrante.

En este vídeo te mostramos como puedes modificar el rol de los usuarios, así como dar altas y bajas de usuarios.

Espero que sea de ayuda

 

En este vídeo te mostramos como puedes cerrar el cuadrante para impedir la modificación de la planificación.

Espero que sea de ayuda

 

En este vídeo te mostramos como copiar datos entre equipos.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos como recuperar tu contraseña si la has olvidado o si has recibido un correo de activación.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos como puedes modificar tu contraseña o password.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos como se exportan datos desde aTurnos a ficheros JSON (para integrar con herramientas de terceros) o a formato CSV que podrás posteriormente importar.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos todas las funcionalidades de los administradores validadores dentro de aTurnos.

Espero que sea de ayuda.

 

La cabecera del formulario está compuesto por:

Fecha: Determina la vista del cuadrante, por defecto ofrece la fecha del sistema, siempre que la vista sea por horas, diaria o por semanas, etc. excepto si es mensual.

Visualización del cuadrante: Por horas, diaria, 1 semana, 2 semanas, 3 semanas, 4 semanas o 1 mes. Modifica las vistas para facilitar la operativa diaria, semanal o incluso horaria. Algunas funciones sólo están disponibles si la vista es por Horas, caso de las Reducciones de turno (Ver operativa en el cuadrante).

“Solo turnos” : Se visualiza la abreviatura de los turnos asignados en el cuadrante.

“Con localizaciones”: Se visualiza la abreviatura de los tipos de tuno y las localizaciones asignadas a los trabajadores en cada turno.

“Todos los detalles”: Se visualiza el nombre, la hora de inicio y fin del turno, la localización asignada, así como las horas extras y los absentismos del turno.

En Administrar>Ajustes “Gestión de la privacidad en el grupo” permites si los usuarios pueden ver las horas extras y absentismos informados.

“+Recursos” : Se visualiza Todos los detalles más los recursos informados en el turno. (Módulo independiente).

Los filtros te permiten acceder a información específica del contenido del cuadrante.

“Nombre”: Búsqueda por nombre del trabajador.

“Mail”: Búsqueda por el mail del trabajador.

“Experiencia”: Búsqueda por la experiencia asignada a los trabajadores. La experiencia se valora entre uno (1) sin experiencia y cinco (5) máxima experiencia.

La experiencia se informa en Compañeros>Listado>Cambiar datos.

“Especialidad”: Búsqueda por las especialidades asignadas a los trabajadores. Las especialidades se valoran entre uno (1) sin conocimientos de la especialidad y cinco (5) máximo conocimiento de la especialidad.

Admite múltiples selecciones.

Las especialidades se informan en Compañeros>Listado>Cambiar datos.

Si quieres crear más especialidades accede a Administrar>Especialidades.

“Localizaciones”: Búsqueda por la localización asignada al turno.

Puede no coincidir con el que el trabajador tiene asignado por defecto.

Si quieres crear nuevas localizaciones accede a Administrar>Localizaciones.

Las localizaciones por defecto se informan en Compañeros>Listado>Cambiar datos.

Para cambiar la localización de un turno consulta las funciones sobre el cuadrante y sobre los usuarios.

“Turnos”: Puedes filtrar por los turnos asignados. No recupera el turno “L” o sin asignación.

“Exportar”: Exporta el cuadrante de turnos visualizado a hojas Excel o documentos PDF.

También puedes exportar tu cuadrante a tu agenda personal, a través del fichero ICS que genera.

 

 

En este vídeo os muestro como afectan la localizaciones a la Gestión de la Privacidad en aTurnos.

Espero que os sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos como se insertan marcajes sin finalizar, cuando el trabajador ha olvidado fichar la salida o como "partes" los marcajes del usuario si olvidó fichar la comida, así como el caso que no hizo ningún marcaje, cuando olvidó la tarjeta, por ejemplo.
 

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos las distintas configuraciones que puedes seleccionar para gestionar los cambios de turno entre compañeros.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos cómo se define la plantilla del fichero para la exportación de datos a nómina.

Espero que sea de ayuda.

 

Una vez creados los turnos con los que la calculadora generará el patrón, debes informar las siguientes variables:

Número de trabajadores: Indica el número de trabajadores que componen tu equipo y sobre los que una vez creado aplicarás el patrón.

Diferencia, si lo consideras necesario, los distintos grupos dentro de tu equipo que tengan turnos distintos. Es decir, si en uno de tus grupos el horario de mañana es de 08:00 a 15:00 y en otro de tus grupo es de 07:00 a 14:00 deberás utilizar la calculadora dos veces y en cada ocasión indicar el turno o turnos que realmente le corresponden.

Horas trabajador/año: Informa el número de horas anuales que como máximo pueden realizar los integrantes de tu equipo.

Informa uno de los campos o el de trabajadores por equipo o el de horas trabajador/año. 

Indica el número de trabajadores por turno: De los turnos existentes informa el número de trabajadores necesarios para cumplir con la cobertura.

Indica el número de trabajadores por turno para el fin de semana: Informa en primer lugar que consideras como fin de semana y marca o desmarca Sábados y Domingos e informa el número de trabajadores necesarios para cumplir con la cobertura.

Indica el número de días obligatorios de descanso después de un determinado turno: Indica si después de un determinado turno es obligatorio tener un día de descanso, como puede suceder después de un turno de noche o de guardia.

Indica el número de fines de semana libres al mes: Informa el número de fines de semana que quieres que tengan libres los trabajadores a los que les aplicarás el patrón así creado.

En el caso de que el algorítmo de cálculo no pueda atender este requierimiento, el sistema planificará turnos los fines de semana con el objetivo de cubrir la cobertura.

Indica si prefieres una asignación de turnos más relajada o más concentrada:  El algorítmo te permite calcular un patrón en los que los turnos estén mas concentrados y por consiguiente más días libres o por el contrario un patrón, con menos días libres. Puedes seleccionar la opción Normal. 

Indica si prefieres una asignación de turnos semanal parecida o que vaya cambiando:  Es decir, se calcularán patrones en los que las semanas sean semejantes o no.

Indica si prefieres trabajar de forma seguida un tipo de turno:  Informa si en el patrón creado con la calculadora la secuencia de turnos serán los mismo o se intercalan todos los tipos de turno. Se utiliza para determinar un patrón en los que haya semanas de mañana o de tarde o mezclar los turnos de mañana y tarde en la misma semana.

Medias jornadas: Sin uso.

Vacaciones: Informa los días de vacaciones de los trabajadores. Si informas días de vacaciones la aplicación inserta días de vacación en el patrón. 

En la práctica no se deben informar los días de vacaciones, ya que las vacaciones las solicitan los trabajadores (o son fijadas por el acuerdo entre empresa y trabajador) y si se informan como variable dentro de la calculadora, el patrón creado las tendrá en cuenta, de manera que los trabajadores disfrutarán las vacaciones en función del patrón que se le aplique.

Ten en cuenta este hecho cuando al generar el patrón compruebes el número de horas a trabajar.

Total días a calcular: Indica si el patrón a calcular será de 7 días, de 28, de 30 o de 31 días.

Una vez tengas informadas todas las variables, marca "Calcular"

 

La aplicación te muestra los tipos de cambio disponibles.

1.- En el caso de Intercambio muestra a los trabajadores con turno el día planificado, para que puedas cambiar “tu mañana” por “su tarde”, por ejemplo.

 

2.- En el caso de Libre muestra los trabajadores con día Libre el día indicado, para que tu compañero trabaje tu turno y tú “hagas” su libre.

3.- En el caso de Doblaje muestra también a los trabajadores con turno el día planificado, para que puedas añadir tu turno al suyo, de manera que él hace dos turnos y tú libras.

 

Selecciona al trabajador sustituto y la aplicación muestra un mensaje de confirmación.

Al “Aceptar” aTurnos envía correos para la autorización del cambio.

 

CASO ESPECIAL: El cambio de un día Libre por otro día Libre de otro compañero supone en todo caso un doble cambio.

Uno de los trabajadores implicados hará el cambio de su día de trabajo por el día Libre del compañero y este hará, a su vez, un cambio de su día de trabajo por el del Libre del compañero.

CASO ESPECIAL: En el caso de su jornada esté compuesta por dos turnos (como en el caso de las jornadas partidas) en primer lugar debe hacer el cambio por día Libre y después hacer un Doblaje sobre el mismo día.

 

Precisa la confirmación del cambio del día Libre y a continuación hacer al Doblaje.

Continua en la siguiente pantalla.

 

 

Tres datos permitimos editar:

1.- Nombre.

2.- Radio de cobertura, distancia medida en metros de la cobertura de señal, tanto de beacons como GPS.

Dentro de esa cobertura, la aplicación puede localizar a los trabajadores (o clientes) e interactuar con ellos.

Desde comunicar al cliente (a través de notificaciones push) cuando se ha terminado de limpiar la habitación del Hotel, a realizar la gestión clínica del paciente, una vez que el profesional sanitario sale de la habitación, llamadas a clientes dentro de la Tienda, etc.

3.- Orden de aparición u ordenación de las localizaciones dentro de la aplicación.

4.- Geolocalización: Busca tu centro de trabajo y marcalo hasta que aparezca una bandera que determina la ubicación de tu centro.

Geolocalizar tu centro permite que tus trabajadores fichen las entradas y salidas al trabajo con sus smartphones, para lo que necesitan descargarse nuestra app disponible tanto en IOS como en Android

 

Petición de siguiente tarea (Botón Siguiente)

Desde “Siguiente” se enviará la orden de búsqueda de la siguiente tarea en la tabla de asignación de tareas al trabajador/puesto identificado. Entendiendo como “tarea siguiente” la que ocupa el primer puesto de la lista de tareas, atendiendo al orden configurado por cada una de las colas. Existen dos tipos de citas:

1.- Normal: tareas solicitadas desde la misma tienda. Son las citas que pueden ser llamadas en cualquier momento, debido a que el cliente se encuentra en tienda y no es necesario esperar. Se encolan directamente.

2.- Online: tareas/citas pedidas desde sistemas de terceros ( Web, Kiosco o APP,). Son llamadas en el horario asignado al cliente, nunca antes. Estas tareas se solicitan a tiempo futuro, para otro día o como límite, para el mismo día, se puede reservar para dos horas posteriores.

 

El trabajador es el encargado de iniciar el proceso. En caso de existir tareas disponibles, hará clic en “siguiente”, siendo informado de:

1.- ID: El identificador de la tarea, para validar que es el cliente es el solicitador de la misma. Registrado en papel o en el correo recibido.

2.- Cola: La cola del que ha sido llamado el cliente.

3.- Descripción: La descripción que el cliente añadió en la tarea para ayudar al trabajador a identificar el asunto de la cita.

4.- Hora de inicio: Hora estimada para el inicio de atención del cliente citado cuando se realizo la reserva.

5.- Acción: Identifica las diferentes posibilidades del trabajador con respecto a la tarea solicitada. Puede iniciar (Empezar) la tarea cuando el cliente es recibido por el mismo. Este momento es identificado como el inicio de la tarea. Por lo tanto, esta tarea pasa al estado “En proceso” mientras que el clientes es atendido o la tarea está en ejecución. La siguiente opción es cuando termina de atender al cliente y pasa a terminada al marcar en “Parar” o directamente a "siguiente". Al pulsar en siguiente sobre una tarea “en proceso”, esta tarea es terminada y se pide la siguiente tarea de la cola.

 

Cuando una tarea es llamada por el trabajador, la información sobre la llamada aparece en las diferentes pantallas de la tienda, con un retardo máximo de 5 segundos. Estas pantallas refrescan las información según la configuración de la cola.

 

Este formulario muestra el listado de los clientes que han sido dados de alta en el sistema, ya sea mediante los sistemas de terceros como el APP o la Web, o el mismo backoffice.

Los datos mostrados en el formulario: el nombre del cliente, los apellidos, el teléfono, el mail, si el contacto es permitido y las acciones que se pueden realizar sobre cada uno.

Las acciones que se pueden realizar en este formulario sobre el cliente:

1.- Tareas: al marcar tareas, informa del histórico de tareas del cliente seleccionado. Informando de datos de interés como puede ser la cola utilizada, el trabajador que lo atendió, duración de la tareas y el tiempo de espera.

2.- Borrar: al marcar esta acción, los datos del cliente se eliminarán del sistema aTurnos.

 

 

Dentro de los timelines existen diferentes tipos:

1.- Timeline: mantiene visible la información con el nombre de la cola y el número de las siguientes citas que hayan sido configuradas. Cuando se realiza una llamada aparece en grande el número del identificador (ID) de la tarea/cita siempre que tenga indicado algún filtro.

2.-Timeline MM: mantiene visible las diferentes colas de forma vertical con el ID en negro. Cuando se produce una llamada, no aparece el número en grande sino tiene indicado ninguno de los filtros. Este Timeline está diseñado como panel informativo central para que los clientes y trabajadores tengan información sobre el estado de las colas.

3.- Timeline H: mantiene visible solamente la información del nombre de la cola. Cuando se realiza una llamada aparece en grande el número del ID de la cita.

 

El objetivo de los filtros es permitir configurar qué se visualiza en cada uno de los timelines. Los timelines son los monitores que están visible por la tienda para generar información al cliente.

Existen dos tipos de configuraciones básicas: una para los paneles que están por la tienda o informativos y otra para los paneles que se encuentran encima de los puestos de atención, que tiene que avisar a los clientes.

1.- Timeline Informativo: No tienen ningún filtro y muestran la información de todas las colas y no generan avisos específicos visuales ni sonoros de ninguna cita. Suelen estar posicionados en lugares informativos y no están asociados a ningún puesto de atención. Para configurar un Timeline informativo no tiene que existir ningún filtro, en caso contrario sería un Timeline de puesto.

2.- Timeline de puesto: tiene filtros definidos para mostrar la información de la cola que representa o del puesto, o de ambos. Estos Timelines si generan aviso cada vez que avanza un nuevo turno dentro del filtro. Por ejemplo, si esta filtrado por la cola de devoluciones generar avisos por cada turno nuevo de devoluciones, no para el resto de colas.

 

En este vídeo te mostramos como dar de alta los absentismos.

Espero que sea de ayuda.

 

Cuando exportas los turnos desde el asistente de exportación, cada una de las celdas de los días tiene el siguiente formato:

• El turno indica la abreviatura del turno

• El absentismo indica la abreviatura del absentismo. Siempre va pegado al turno y con el símbolo ‘-’

• La localización es exportada en formato ID, siempre va después del turno o absentismo si estuviera informado con un espacio entre ellos

La expresión regular es:

Turno{-Absentismo} {Localización}{+Turno{-Absentismo} {Localización}}

Los posibles ejemplos son:.

M

MP1+TP1

M 35539

MP1 35539+TP1 35539

M1-IT 35539

MP1-IT 35539+TP1-IT 35539

MP1-IT 35539+TP1 35539

Con el ejemplo de ‘MP1-IT 35539+TP1-IT 35539’. La forma de trabajar de terceros es partir primero por el ‘+’ y sacas ‘MP1-IT 35539’, después partir por el espacio ‘MP1-IT’ y finalmente partir por el ‘-’ ‘MP1’.

Recuerda que no es obligatorio exportar todos estos datos asociados al turno, lo decides en cada momento en el que vayas a exportar, marca o desmarca como puedes ver en el vídeo de ayuda: “¿Cómo se exportan datos a ficheros?”

En este vídeo te mostramos todas las funcionalidades de los administradores planificadores dentro de aTurnos.

Espero que sea de ayuda

 

En este vídeo te presentamos el módulo del Control de Presencia de aTurnos.

Espero que sea de ayuda.

 

Al marcar con el ratón un turno “L” o en blanco (sin turno asignado) de un día y trabajador determinado podrás:

”Añade patrón”: Inserta un patrón de los existentes. Planifica, por tanto, tantos días en el cuadrante como días tenga el patrón.

Recuerda que un patrón es una sucesión de días de trabajo (determinado por los turnos) y de días de descanso.

Si el patrón es semanal, al añadir el patrón planificará una semana, si el patrón es quincenal, planificara 15 días. (Ver Cuadrante>Modificar con patrones).

”Añadir turno”: Añade uno de los turnos existentes. Pasa de día Libre a trabajar el turno informado.

Los turnos se crean en Administrar>Tipos de turno.

”Añadir Horas”: Se informa la hora de inicio y fin y el número de horas realizadas así como el tipo: Normales (suman a las horas computadas, forman parte de la jornada anual del trabajador), extras normales o extras complementarias.

Si quieres modificar el tipo o borrar las horas informadas accede a Registro>Listado de horas.

Las horas pueden asignarse a una Bolsa. (Ver Cuadrante>Bolsas).

No se precisa, aunque aconsejamos que informes la causa que motivo las horas.

Al informar las horas quedan identificadas en el cuadrante con el signo [+]. Si las horas se asignan a una bolsa queda identificada además con el color naranja.

Una vez informadas puedes asignar una localización, un recurso o tareas (Recursos y Tareas son módulos independientes de aTurnos).

Para hacerlo marca el signo [+] e informa la localización por hora o los recursos asociados a esas horas.

”Edición teclado”: Permite la modificación rápida del cuadrante modificando los turnos por día y trabajador a trabajador.

Al marcar con el ratón cualquier turno que no sea “L” o en blanco (sin turno asignado) de un día y trabajador determinado podrás:

”Hacer cambio”: Ver ayuda en este mismo formulario.

Recursos: Informa los recursos asociados al turno. (Módulo independiente).

Tareas: Asigna tareas por trabajador y turno. (Módulo independiente).

Añade patrón: Misma funcionalidad que la indicada en esta ayuda.

”Añadir turno”: Añade uno de los turnos existentes. Pasa de tener un (1) turno a tener dos (2) turnos el mismo día. El ejemplo más habitual es el caso de las jornadas partidas.

Los turnos se crean en Administrar>Tipos de turno.

”Modifica turno”: Modifica el turno que tenía asignado el trabajador. De un turno "M" pasa a un turno "T", antes tenía un turno ahora tiene otro turno distinto.

”Absentismo”: Si es temporal, informa la hora de inicio, el número de horas de la ausencia y el tipo de absentismo.

El absentismo temporal queda identificado en el cuadrante con el signo [-] dentro del cuadrante.

Si el absentismo es total selecciona el tipo entre los existentes.

El absentismo total se visualiza dentro del cuadrante entre paréntesis junto con el turno asignado. Por ejemplo M(-IT). En el caso de que la jornada sea partida deberás informar en ambos turnos la causa del absentismo.

En este caso, la aplicación recupera como horas de absentismo las horas del turno, es decir, en un turno M (08:00 a 15:00), en caso de IT, el sistema recupera las 7 horas del turno (recupera las horas computadas), en un turno M1 (09:00 a 14:00), el sistema recupera las 5, si fueran estas las que computan.

Los absentismos se definen en Administrar>Tipos de turno.

Localización turno: Añade, modifica o borra la localización de ese turno.

En Administrar>Ajustes>Gestión privacidad en el Grupo limitas si los usuarios pueden visualizar la localización de los turnos.

Borrar: Borra el turno asignado al trabajador. Equivale a dejar el día Libre al trabajador.

Añadir Horas: Misma funcionalidad que la indicada en esta ayuda.

Cambio Turno a Horas: Transforma el turno en horas normales (de las que forman parte de la jornada anual del trabajador).

”Edición teclado”: Permite la modificación rápida del cuadrante modificando los turnos por día y trabajador a trabajador.

”Copiar día”: Copia el día para pegar posteriormente.

Si seleccionas la vista Horas (Ver Ayuda Descripción de la cabecera) podrás:

”Reducir Turno”: Marca la hora que se corresponde con la nueva terminación de esa jornada en concreto y selecciona Reducir Turno, la aplicación “adelantará” la hora de finalización del turno.

Al marcar uno de los días en la parte superior del cuadrante podrás:

Copiar/Pegar turnos de un día de todos los trabajadores (el proceso de copiado y pegado incluye las localizaciones.

Te permite una vez planificado y con las modificaciones realizadas en el cuadrante copiar un día completo y pegarlo sobre otro.

Haz clic en la barra superior sobre el día que quieres copiar, márcalo y posiciónate sobre el día donde lo quieres pegar, márcalo y pega el día.

Extrema la precaución, ninguna de las acciones aquí descritas generan avisos al borrar o modificar. 

aTurnos no genera correos electrónicos al ejecutar cualquiera de las acciones descritas. 

 

 

 

 

 

En este vídeo te mostramos como resolver dos situaciones muy típicas:

1.- El trabajador ha olvidado su tarjeta y no ha hecho ningún marcaje.

2.- El trabajador ha fichado pero no tenía turno asignado.

Espero que sea de ayuda

 

En este vídeo te mostramos como exportar los datos de a Turnos a un fichero compatible con tu software de nóminas.

Espero que sea de tu ayuda.

 

De acuerdo a las variables informadas, la calculadora genera un patrón que respeta en todo caso la cobertura indicada y que puedes comprobar al final del formulario en la "Tabla de cobertura".

También puedes ver, de acuerdo con el patrón creado, el número de horas por trabajador/año, así como la distribución de los turnos anuales.

Si el patrón no es el adecuado puedes ir generando nuevos patrones utilizando la opcion "Genera uno nuevo" tantas veces hasta que consideres que el patrón se ajusta a tus necesidades.

También puedes modificar el patrón, antes de guardarlo. , para hacerlo marca el turno de la secuencia del patrón qu

Si el patrón creado es adecuado, dale un nombre identificativo en "Descripción""Guarda el patrón".

En todo caso, siempre podrás modificar el patrón a través de la opción Editar que encuentras en Planificador>Editar Patrón.

 

Existen dos formas para configurar los filtros del timeline:

1.- A través del formulario de configuración de filtros. Este formulario consta de los siguientes apartados:

     1.1.- El puesto/monitor: indica el puesto/usuario que se encuentra identificado en la pantalla.

     1.2.- Filtro de Servicio o Filtro de Cola: indica si el Timeline con el puesto/usuario identificado filtra por alguna cola. El administrador selecciona una de las siguientes opciones: la indicada por URL como un parámetro de la misma,  por ninguna cola o por una determinada cola que este dada de alta en el sistema.

     1.3.- Filtro de Monitor o Puesto: indica si el Timeline va a filtrar por algún puesto/usuario, en este caso el Timeline solo muestra información de ese usuario. El administrador podrá filtrar por la URL, por un determinado puesto/monitor o sin ningún filtro.

     1.4.- Link o URL: indica el Link/URL que genera cada uno de los tipo para que simplemente tenga que  copiar esta URL y pegarla en la configuración de los monitores en la tienda.

 

2.- A través de parámetros que se configuran en la URL

     2.1.- Para la cola es el parámetro ‘cola’ con el número de la cola según el orden del combo del filtro de las colas.

     2.2.- Para el puesto/usuario es el parámetro ‘usuario’ con el número de la usuario según el orden del combo del filtro de los usuarios. Por ejemplo,  http://pre-nombredeempresa.aturnos.com/index.php?action=pantalla_cola &usuario=3 

     2.3.- Se pueden añadir ambos parámetros a al vez en la URL para filtrar por ambos conceptos.

En caso de no estar configurados los filtros siempre tiene preferencia las información indicada por la URL.

 

En este vídeo te mostramos como dar de alta a usuarios, trabajadores o administradores (como Superusuario puedes modificar el rol de los usuarios), cuando conoces el nombre, el teléfono y un correo electrónico válido.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos el proceso de reactivación del usuario.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos como crear un fichero para la importación de datos en aTurnos. ¿Cómo transformar un fichero excel en formato csv?

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo hablamos sobre el concepto duración máxima de jornada en nuestro módulo de Control de Presencia de aTurnos.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos como te ayudamos para que gestiones de manera  más eficaz la solicitud de vacaciones.
 

Espero que sea de ayuda.

 

Al posicionar el ratón sobre el nombre de los usuarios aparece un TIP con los siguientes datos.

Mail y teléfono de contacto.

Horas de contrato de acuerdo a los datos informados en Compañeros>Listados>Cambiar datos.

Horas planificadas (computables) en el año en curso.

Horas planificadas (computables) en el mes en curso.

Horas planificadas (computables) de acuerdo con la visualización en pantalla.

Saldo de vacaciones. Las vacaciones se informan el Compañeros>Listados>Cambiar datos.

Al marcar con el ratón el nombre del usuario.

Detalle: Accedes a los datos del trabajador y te permite modificar las horas de contrato, la valoración de la experiencia o de las especialidades así como los datos personalizados.

Modifica las localizaciones: Modifica las localizaciones de los turnos que se visualizan en pantalla. Para borrar la localización selecciona “Sin localización.

Copiar cuadrante: Copia el cuadrante de turnos que se visualiza en pantalla.

Pegar cuadrante: Pega el cuadrante copiado. Puedes copiar el cuadrante de una semana y pegarlo en otra distinta.

Localización por defecto: Añade, modifica o borra (selecciona en este caso “Sin localización) la localización que el trabajador tiene asignada por defecto.

También puedes añadir, modificar o borrar la localización por defecto accediendo a los datos del trabajado a través de “Detalle”.

“Borrar cuadrante”. Borra el cuadrante con los turnos que se visualizan en pantalla.

Extrema la precaución, ninguna de las acciones aquí descritas generan avisos al borrar o modificar. 

aTurnos no genera correos electrónicos al ejecutar cualquiera de las acciones descritas. 

 

 

 

En este vídeo te mostramos como puedes modificar o borrar un marcaje. Las modificaciones conllevan que el registro tenga la consideración de "Manual" en contraposición con el "Automático" que proviene del trabajador.

Espero que sea de ayuda

 

En este vídeo te mostramos como se activan los usuarios desactivados.

Espero que sea de ayuda

 

Tres son los tipos de cambio de turno dentro de aTurnos:

1- Libre, el solicitante cambia su día de trabajo por el día Libre de un compañero.

2.- Intercambio. el solicitante cambia su turno de trabajo por el turno de su compañero.

3.- Doblaje, el trabajador sustituto hace su turno de trabajo y el del solicitante.

Los cambios pueden ser autorizados por:

1.- El trabajador sustituto y el administrador.

2.- Exclusivamente por el administrador.

3.- O autorizados automáticamente

El proceso de autorización se define en Administrar>Ajustes>Gestión de cambios. 

En este mismo punto se determina el espacio temporal para la solicitud del cambio de turno:

1.- Con una semana de antelación.

2.- Con tres días de antelación.

3.- Con dos días de antelación.

4.- Con un día de antelación.

5.- Cambios en el presente y fututo.

No se admiten cambios en pasado.

Consulte con su supervisor la configuración de los cambios

 

En este vídeo te mostramos la influencia de las localizaciones de los planificadores y validadores en la visualización del personal a su cargo.

Espero que sea de ayuda

 

En este vídeo hablamos sobre el concepto de tolerancia en nuestro módulo de Control de Presencia de aTurnos.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo de mostramos configuraciones de visualización del cuadrante, los efectos del cierre de cuadrante (función de Megavisor) y las opciones para que definas lo que consideras como día Festivo en tu organización.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos cómo se informan desde el control de presencia las horas (indicando el tipo de hora) y los absentismos, con la función de ajustas. Desde "Ver en periodos" también puedes hacerlo en este caso de un único usuario.

Espero que sea de ayuda.

 

Para hacer un cambio sigue el siguiente procedimiento:

1.- El trabajador solicitante selecciona el turno y día que quiere cambiar. Haciendo clic sobre el turno a cambiar, selecciona la opción “Hacer cambio”.

2.- En la siguiente pantalla, la aplicación muestra los tipos de cambio disponibles.

2.1.- En el caso de Libre muestra los trabajadores con día Libre el día indicado.

2.2.- En el caso de Intercambio muestra a los trabajadores con turno el día planificado

2.3.- En el caso de Doblaje muestra también a los trabajadores con turno el día planificado.

Selecciona al trabajador sustituto y la aplicación muestra un mensaje de confirmación.

Al “Aceptar” aTurnos envía correos para la autorización del cambio.

CASO ESPECIAL: El cambio de un día Libre por otro día Libre de otro compañero supone en todo caso un doble cambio.

Uno de los trabajadores implicados hará el cambio de su día de trabajo por el día Libre del compañero y este hará, a su vez, un cambio de su día de trabajo por el del Libre del compañero.

CASO ESPECIAL: En el caso de su jornada esté compuesta por dos turnos (como en el caso de las jornadas partidas) en primer lugar debe hacer el cambio por día Libre y después hacer un Doblaje sobre el mismo día.

 

Precisa la confirmación del cambio del día Libre y a continuación hacer al Doblaje.

Continua en la siguiente pantalla.

 

 

 

En este vídeo te mostramos como puedes modificar tu correo electrónico, nombre y teléfono así como la posibilidad de anular el envío de notificaciones vía app y/o correo. (No recomendado).

Espero que sea de ayuda

 

En este vídeo hablamos sobre el definir reglas para los ajustes, creando horas o absentismos conforme a la regla que definas.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos que valores por defecto se pueden informar a los trabajadores cuando los das de alta en aTurnos.

Los datos de comunicación con otras herramientas

Y las fechas de caducidad de aTurnos o de cualquiera de sus módulos.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos como puedes crear jornadas partidas en aTurnos.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos cómo se informan los absentimos temporales y/o totales dentro de la aplicación.

Espero que sea de ayuda

 

En este vídeo te mostramos cómo se añaden, modifican o borran horas dentro aTurnos.
 

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos como se comunican los cambios en el cuadrante a los usuarios.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos como puedes parametrizar valores por defecto tanto de absentismos como de horas extras cuando Ajustas los marcajes con la planificación teórica reflejada en el cuadrante.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo de mostramos como se planifica con patrones, en este caso a trabajadores similares.

Visita nuestra ayuda para ver como se puede utilizar la calculadora para ayudarte a crear patrones cuando de los componentes de tu equipo, unos tienen la consideración de Encargado (con unos turnos fijos, por ejemplo) y otros de Polivalentes.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos como pegar tu cuadrante desde Excel a aTurnos.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos como informas y/o modificas las localizaciones, valoras las especialidades y completas con los datos personalizados el perfil del trabajador.

Espero que sea de ayuda

 

En este vídeo te mostramos como se modifican las localizaciones por defecto de los usuarios o como puedes modificar las localizaciones de los turnos manteniendo al usuario su localización por defecto.

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos como se modifica la cuenta de correo de acceso a aTurnos si los usuarios están activados.

Espero que sea de ayuda.

 

Este vídeo te mostramos como puedes modificar el correo y otros datos personales de los usuarios no activados en la aplicación.

Espero que sea de ayuda.

 

Este vídeo muestra como se informan y/o modifican las localizaciones, especialidades y datos personalizados? ¿Cómo "Cambiar Datos dentro de aTurnos?

Espero que sea de ayuda.

 

En este vídeo te mostramos las distintas visualizaciones de los usuarios dentro de aTurnos,

Espero que sea de ayuda.