¿Cómo funciona la planificación automática?

En la creación de un equipo en aTurnos, una pregunta que se hacen los supervisores y directores de recursos humano es el número de trabajadores que se necesitan para cubrir el servicio. Es un proceso que depende de muchas variables pero que se resume en la definición de la calidad de servicio que se quiere ofrecer respecto de la demanda. Ya que además, la calidad de servicio es una variable cuantificable que se puede analizar después para comprobar los ratios de comportamiento del equipo y por lo tanto sus resultados.

La calidad de servicio de los recursos humanos de un equipo de trabajadores puede medir la cantidad de trabajadores por turno y la experiencia de los mismos con la demanda que existe en ese mismo momento o de manera inicial con la que se estima que puede existir sino existen datos en tiempo real. Por ejemplo, en enfermería la demanda se puede analizar atendiendo al número de ingresos, el número de camas, los posibles picos de trabajo que pueden acontecer o la complejidad de los tratamientos. Por ejemplo, en un servicio de urgencias puede existir una calidad de servicio de 1 enfermera de 3 camas o dos nuevos ingresos.

El problema de identificar de forma automática cuando la estimación en la calidad de servicio no se cumple y por lo tanto se tienen que rotar trabajadores durante el mismo turno de un servicio a otro o tomar decisiones de nuevas contrataciones. Para analizar posibles resultados se ha desarrollado un modulo de demanda dentro de aTurnos que contiene dos funciones principales. Además también se puede identificar las aptitudes o conocimiento del personal para realizar las mejores opciones/reasignaciones para configurar los equipos a las necesidades reales. Las funciones son:

• Estado Actual. Muestra la cobertura actual por horas del número de trabajadores dentro de las fechas seleccionadas. El gráfico muestra el número de trabajadores por horas, los cuales se pueden filtrar atendiendo a sus localización, experiencias, roles, etc. Por ejemplo, se puede identificar el número de trabajadores que han estado disponibles un día específico por horas con un nivel mínimo de experiencia o de capacidad de algún área especifica. También permite avanzar en el tiempo y validar el futuro número de trabajadores en un momento determinado. Las horas incluyen las horas del cuadrante más las horas extras menos las horas de absentismo. Es el computo real de la cobertura del equipo que se tiene en cada momento. Permite una rápida visualización del estado del equipo en cada momento.
• Demanda. Compara el estado actual del número de trabajadores con la demanda que es definida mediante otro sistema de gestión dentro del hospital. Este sistema de gestión puede ser el asistencial que mide valores como el número de ingresos o el tipo/complejidad de trabajo que implica cada atención. Con este sistema se analiza de manera rápida el posicionamiento de la demanda respecto de los trabajadores y observar por cada una de la horas si podemos mover trabajadores de un equipo a otro equipo y cuando pueden volver al servicio de origen. Incluso se puede analizar si esas enfermeras han trabajado en esos equipos para que el proceso de aprendizaje en el servicio de destino sea mínimo.
• Ajuste de demanda. Rellena los huecos con los patrones disponibles de los trabajadores que cumplen criterios como: estar por debajo de las horas por contrato, tienen la experiencia demanda o son filtrados por el mismo administrador . Asigna turnos a trabajadores en los momentos que no cubres la demanda de forma automatizada según tus criterios. Valida esta asignación e insertala al cuadrante.