Para empresas que necesitan una gestión más sencilla, las colas se mantienen abiertas y la generación de tareas/citas es constante, es lo que hemos definido como versión mínima. El flujo es el que se detalla a continuación:
1. Define a tus trabajadores los roles o habilidades que le van a permitir atender determinadas tareas. El sistema tendrá en cuenta esas habilidades para la asignación de tareas. Las habilidades se determinan valorándolas de 1 a 5 estrellas, si el trabajador está por debajo de 3 estrellas no será elegible para hacer esa tarea.
2.El sistema asigna las tareas a los trabajadores atendiendo a la planificación real de los trabajadores, el número de tareas están ajustadas en tiempo y planificación real. Para cada cola se definen unos datos personalizados como la media de atención, el flujo de cada tarea, los estados de las mismas, las notificaciones o SMS de confirmación, etc. La asignación de tareas se basa en el cuadrante real de personal disponible como detalla la siguiente imagen.
3. Ahora tenemos a nuestros compañeros al mando del sistema. En su visualización solicitan nuevas tareas, comprobar los retrasos en cada una de ellas, avisar que el cliente está en tienda o revisar la carga de trabajo actual y prevista. La función de asignación e inicio de nuevas tareas está diseñada para que el trabajador solo tenga que 'darle' al 'Siguiente' para comenzar a ejecutar la tarea asignada o en momentos determinados priorizar bajo criterios que puede ser definidos por el responsable de equipo.
4.aTurnos genera una gran cantidad de datos que nos ayudan a entender nuestra realización con los clientes. Se muestra información como tareas totales, tiempo total de atención a clientes, esperas medias, atenciones medias, etc. por equipo o cola (tareas a asignar).
5.Todos estos datos nos ayudan a planificar mejor, optimizar recursos y conocer los momentos en los que necesitamos más personal para cubrir la demanda. La demanda generada por las tareas se conecta con el Módulo de Planificación Automática que nos ayuda a detectar necesidades y buscar a los mejores perfiles de trabajadores. El siguiente gráfico muestro por cada 15 min el número de citas solicitadas y el número de citas empezadas.
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